"Wie weit im Voraus sollten wir eigentlich mit dem Buchen anfangen?" Das ist eine der ersten Fragen, die mir Paare stellen, die ihre Hochzeit in Italien aus dem Ausland planen, und das zu Recht. Zwischen Location, Formalitäten, Reiselogistik für die Gäste und all den Dienstleistern dazwischen ist es schwer zu wissen, was zuerst passieren muss. Eine einzige universelle Antwort gibt es nicht, es hängt von Ihrem Datum, Ihrer Staatsangehörigkeit und Ihrer Flexibilität ab, aber es gibt eine grobe Reihenfolge, die für fast alle funktioniert. So würde ich es angehen.

12-18 Monate vorher: Location, Planerin und Datum

Alles Weitere in dieser Liste hängt von diesem Schritt ab, deshalb kommt er zuerst. Gefragte Locations rund um Comer See, Gardasee, Venedig und in der Toskana werden für einen Samstag in der Hochsaison oft 12 bis 18 Monate im Voraus reserviert, die begehrtesten sogar noch früher. Wenn Sie mit einer Full-Service-Hochzeitsplanerin arbeiten, ist jetzt auch der richtige Zeitpunkt, sie einzubeziehen, da sie viele der folgenden Entscheidungen mitgestaltet. Sobald die Location steht, ist Ihr Datum im Grunde fixiert, und alles Weitere kann sich danach richten.

10-12 Monate vorher: Fotograf, Videograf und Schlüssel-Dienstleister

Fotografen und Videografen, besonders wenn sie für den Tag anreisen, brauchen nach der Location meist den längsten Vorlauf, da sie oft Reise und Ausrüstung rund um Ihr Datum koordinieren. Das ist auch ein sinnvolles Zeitfenster, um Catering, Unterhaltung und alles Weitere anzugehen, was zentral für den Tag ist.

Irgendwo in diesem Zeitraum: Standesamt-Formalitäten (der Zeitrahmen variiert stark)

Das ist der Schritt, der sich nicht sauber in einen universellen Zeitplan einordnen lässt, weil er stark davon abhängt, ob Ihre italienische Zeremonie standesamtlich bindend sein soll oder symbolisch, mit der eigentlichen Trauung zu Hause. Konsulats- und Standesamt-Prozesse können von wenigen Monaten bis knapp sechs Monate dauern, daher lohnt es sich, früh mit der Recherche zu beginnen, auch wenn die Unterlagen erst näher am Termin eingereicht werden. Mehr dazu für deutschsprachige Paare habe ich in dem Ratgeber Heiraten in Italien zusammengefasst. Ich bin Make-up- und Hairartistin, keine Anwältin, betrachten Sie dies also als Ausgangspunkt und klären Sie die genauen Anforderungen mit Ihrem Konsulat und dem zuständigen Comune.

6-9 Monate vorher: Hair & Make-up, Florist und der Rest

Sobald die großen Punkte stehen, ist es Zeit, sich um Hair & Make-up, Florals, Papeterie und alles zu kümmern, was den Tag abrundet. Meine ehrliche Empfehlung an Paare lautet sechs bis zwölf Monate im Voraus, eher zwölf, wenn Ihr Datum zwischen Mai und September liegt, wenn die Nachfrage rund um die Seen am höchsten ist und unabhängige Artists (mich eingeschlossen) meist nur eine Hochzeit pro Datum übernehmen können. Planen Sie Hair & Make-up auch für Brautjungfern oder Familie, geben Sie die Personenzahl gleich bei der ersten Anfrage an, damit der Zeitplan am Hochzeitsmorgen für die ganze Gruppe richtig organisiert werden kann, nicht nur für die Braut.

2-3 Monate vorher: Ihre Probe

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ihre Braut-Make-up-Probe festzulegen, idealerweise im Rahmen einer Italienreise oder eines Location-Besuchs, damit Sie das fertige Ergebnis persönlich sehen statt nur im Videocall. Einen ausführlicheren, monatsweisen Beauty-Zeitplan, von der Hautpflege bis zum letzten Touch-up, habe ich in einem eigenen Beitrag zu dem Beauty-Zeitplan für eine Hochzeit im Ausland beschrieben.

Was, wenn weniger als ein Jahr bleibt?

Das kommt vor, und es ist durchaus machbar. Was sich vor allem ändert, ist die Flexibilität: ein Wochentag, ein Nebensaison-Monat oder eine kleinere Gästeliste eröffnen Optionen, die sonst ausgebucht wären. Beim Hair & Make-up gehen Sie nicht davon aus, dass ein kürzerer Vorlauf Sie automatisch ausschließt, ich prüfe immer die tatsächliche Verfügbarkeit, statt Paare allein aufgrund des Kalenders abzulehnen, denn Termine werden durchaus frei. Sind es nur noch wenige Monate bis zur Hochzeit und Sie haben Ihren Look noch nicht festgelegt, melden Sie sich trotzdem gerne.

Häufig gestellte Fragen

Wie weit im Voraus sollte ich meine Braut-Make-up- und Hairstylistin in Italien buchen?

Als Faustregel gilt: sechs bis zwölf Monate im Voraus, eher zwölf, wenn Ihre Hochzeit zwischen Mai und September liegt. Das ist Hochsaison rund um den Comer See, den Gardasee und Venedig, und die meisten unabhängigen Artists können nur eine Hochzeit pro Datum übernehmen, weshalb die gefragtesten Namen zuerst ausgebucht sind. Falls Sie bereits in einem kürzeren Zeitfenster sind, gehen Sie nicht davon aus, dass es zu spät ist, melden Sie sich trotzdem. Ich prüfe immer die tatsächliche Verfügbarkeit, statt mich allein auf den Kalender zu verlassen, und durch Absagen oder Terminverschiebungen werden immer wieder Termine frei.

Was sollte ich als Allererstes für meine Hochzeit in Italien buchen?

Ihre Location, und idealerweise Ihre Hochzeitsplanerin, falls Sie eine engagieren möchten, noch vor allem anderen. Alles Weitere (Ihr Datum, Ihre Gästeliste, Ihre übrigen Dienstleister) hängt davon ab, wo und wann die Hochzeit tatsächlich stattfindet. Gefragte Locations rund um die Seen und in der Toskana werden für einen Samstag in der Hochsaison oft 12 bis 18 Monate im Voraus gebucht.

Kann ich eine Hochzeit in Italien noch in weniger als einem Jahr planen?

Ja, das machen viele Paare. Mehr Flexibilität haben Sie, wenn Sie offen für einen Wochentag, einen Nebensaison-Monat oder eine kleinere Gästeliste sind, und wenn Sie nach der Locationwahl zügig weiterplanen. Dienstleister mit mehr freien Terminen, Hair & Make-up eingeschlossen, finden sich meist noch innerhalb von sechs Monaten; eng wird es vor allem bei den gefragtesten Namen und Terminen.

Wann sollte ich meine Make-up-Probe einplanen?

Zwei bis drei Monate vor der Hochzeit ist der ideale Zeitpunkt, am besten im Rahmen einer Italienreise oder eines Location-Besuchs, damit Sie das Ergebnis persönlich sehen können. Was eine Probe genau umfasst, habe ich ausführlich in was ist eine Brautmake-up-Probe beschrieben, und einen Monat-für-Monat-Beauty-Zeitplan in dem Beauty-Zeitplan für eine Hochzeit im Ausland.

Wie viele Monate vorher muss ich mich um die Standesamt-Formalitäten kümmern?

Das hängt stark davon ab, ob Ihre italienische Zeremonie standesamtlich bindend oder symbolisch sein soll, mit der eigentlichen standesamtlichen Trauung zu Hause. Einen allgemeinen Überblick für deutschsprachige Paare habe ich in dem Ratgeber Heiraten in Italien zusammengestellt. Formalitäten beim zuständigen Konsulat oder Standesamt können mehrere Monate dauern, daher lohnt es sich, früh mit der Recherche zu beginnen, auch wenn die eigentlichen Unterlagen erst näher am Termin eingereicht werden. Ich bin Make-up- und Hairartistin, keine Anwältin, deshalb dient dies nur als Ausgangspunkt, bitte klären Sie die genauen Anforderungen mit Ihrem Konsulat und dem zuständigen Comune ab.

Wie weit im Voraus sollten Brautjungfern oder Familie Hair & Make-up buchen?

Idealerweise im gleichen Zeitfenster wie die Braut, damit alle in denselben Probetermin und Zeitplan am Hochzeitsmorgen eingebunden werden können, statt kurzfristig noch dazwischengeschoben zu werden. Planen Sie Hair & Make-up für eine größere Gruppe, geben Sie die Personenzahl am besten gleich bei der ersten Anfrage an, damit der Ablauf am Morgen richtig geplant werden kann.